Impactos da LGPD nos escritórios de contabilidade

A LGPD, também conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados, trará alguns impactos para as empresas de diferentes setores, inclusive para os escritórios de contabilidade. Essa nova lei entrará em vigor no Brasil em agosto de 2020 e irá influenciar na rotina dentro das empresas. Saiba um pouco mais sobre o assunto e descubra como sua empresa pode se adequar a isso.

O que é LGPD?

A Lei Geral de Proteção de Dados tem a intenção de proteger dados pessoais dos cidadãos brasileiros. As empresas terão que se adequar e aumentar a segurança do tratamento de informações pessoais.

A finalidade é aumentar a proteção e o controle sobre os próprios dados. Os cidadãos terão o direito de saber como seus dados estão sendo coletados e utilizados pela empresa. A autorização do uso de informações poderá ser revogada pelo titular a qualquer momento. Em caso dessa revogação, as empresas não poderão mais utilizar os dados e deverão se desfazer delas de forma segura. 

O que fazer para se adequar?

Um escritório de contabilidade deverá fazer uma análise completa da área de planejamento tributário e demais áreas. É comum empresas de contabilidade que prestam assessoria empresarial terem dados confidenciais das empresas que administram. 

O primeiro passo para iniciar essa mudança será realizar uma análise interna de todas as informações que estão em sua posse. Além disso, será necessário ter uma plataforma contábil que garanta a proteção de dados e a boa gestão dos tributos financeiros.

Como um escritório de contabilidade é responsável pela gestão de documentos entre clientes e escritório, investir na segurança será primordial para que não haja vazamento. A tendência é que o investimento em segurança da informação cresça muito nos próximos anos. 

Como essas empresas lidam com informações sensíveis como informações trabalhistas e previdenciárias, relacionadas à declaração de imposto de renda e outros dados. O ideal é solicitar o consentimento do recolhimento e uso de dados aos titulares. Essa declaração deve ser explicitada e reforçada em sistemas digitais. 

As empresas deverão contratar também duas pessoas encarregadas, uma será o controlador e o outro o operador. O controlador deverá direcionar o que será feito com os dados, de forma estratégica e analítica. O operador irá lidar com isso de forma prática, executando o que foi definido pelo controlador. 

Também deverão ser criados comitês de segurança para avaliar e fazer valer o cumprimento da nova lei. Devem ser criadas políticas para serem implementadas pelos colaboradores do escritório, de modo a conscientizar e estimular essas práticas.

O que acontece se a empresa não se adequar?

Se a empresa se recusar a se adaptar ela estará sujeita a multas e advertências. Algumas multas podem chegar a R$ 50 milhões, o que pode impactar muito a área financeira. Este certamente será um estímulo para que todas as empresas se reorganizem para aderir às novas diretrizes e legislação. 

Guestpost desenvolvido pela Contmais, escritório de contabilidade em Campinas. 

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